激務をさばく!幹部自衛官に必要な1つのスキル

自衛隊

今回は激務をこなす幹部自衛官にとって間違いなく重要なスキルなのに、実際には軽視されがちなスキルについてお話したいと思います!

そのスキル次第で
「残業時間をどれだけ減らせるのか」
「スムーズに指導受け、決裁をもらえるのか」

も変わってきます。

間違いなく仕事のパフォーマンスを底上げしてくれるスキルです。

幹部自衛官の能力か...
報告要領、調整力、実員指揮能力とか?

そのスキルとはパソコンスキルです!

具体的に言うと、Word、Excel、PowerPointといったMicrosoft Officeに関するスキルです。

幹部自衛官が激務である理由の1つとして、作成しなければならない資料・文書が多いことが挙げられます。

それも訓練、作戦会議、各種ミーティング、現場での指示・監督、支援業務等で平日の課業時間を不在にしがちな幹部にとって資料を集中して作成できる時間は課業外しかありません。

一定のクオリティの資料を素早く作成できるスキルがあれば、業務をスムーズにさばくことが出来ます。

また、見やすく作成された資料は「指揮官の状況判断に資する資料」として高い評価を得られます。

そんな重要なスキルですが、教育等で教わる機会はありません。

パソコンを使用した業務が主体になりますが、自衛隊の教育項目からはスッポリと抜け落ちてしまっています。

自分で業務をしながら身につけるしかありません。

特に最近はスマートフォンの性能がとても高いため、私生活でパソコンを使っていないという人も多いでしょう。

しかし!だからこそ、ちょっと勉強すれば周りの自衛官よりも見やすく分かりやすい資料を作成することができます。

そして、その身につけたスキルは幹部人生のあらゆる場面で役に立つ能力となります。

それでは、「なぜパソコンのスキルが重要なのか」「そのスキルを身につけるために私がどんな勉強したのか」を紹介したいと思います!

スポンサーリンク

なぜパソコンのスキルが重要なのか?

結論を言うと、自分を助けてくれるからです。

なぜ、「自分を助けてくれるのか」について説明しましょう。

業務をこなす速度が圧倒的に早くなる

自衛隊が訓練や支援などで何かの行動をする時には、必ず根拠となる「命令」などの資料が必要です。

そして、それを作成するのは多くの場合は幹部自衛官の仕事です。

残業時間の多くはこの資料の作成に費やすことになります。ですから、資料を作成する速度が遅いといつまで経っても仕事が終わりません。

資料を作成するのが遅いために、決裁をもらうタイミングを逃がしてしまうと自分の首を絞めることになります。

決裁がスムーズにすすむ

資料の見た目はとても重要です。見た目の悪い資料は内容まで悪く、不備のあるものに感じられてしまいます。

「何が重要な情報なのか」
「結論は何か、何を判断してもらいたい資料なのか」

このような事が一目でわかる資料は、それだけで「上司の状況判断に資する資料」と言えます。

そのような資料で指導受けや決裁を受けていると、上司の信頼も得ることができます。

結果的にスムーズに決裁がすすみ、自分の業務を円滑にすすめることができます。 

部下が理解しやすい資料を作れるようになる

資料の目的は決裁をもらうことそのものではなく、その資料を見て上司や部下が意図した行動をしてくれることです。

幹部になると、訓練の作戦会議などで自分の作成した資料をもとに訓練の概要を説明して部隊を行動させないといけません。

その時の会議資料が見にくかったり、何をどうすればよいのか分かりにく資料だった場合、部下たちは混乱してしまいます。 

結果として、「何をどうしてほしいのか」再び担当の陸曹に説明しなければなりません。

逆に理解しやすい資料が作成できれば、その資料と最低限の説明だけで部下は動くことができます。

そのほうが自分の負担も少なくなります。

BOC、AOCでの課題はパソコンで作成するのが基本

幹部候補生学校を卒業すると、BOC(幹部初級課程)AOC(幹部上級課程)など幹部人生の中で多くの教育課程に入校します。

そしてその中で課される課題の多くは、パソコンで作成するのが基本です。

幹部候補生学校では、ほとんどパソコンで作成するような課題はなかったと思います。
命令や戦術の課題も全て手書きだったはずです。
BOC以降はパソコンで作成します。

そのため、パソコンスキルの差が成績にも多少影響してきます。

特にプレゼンとして発表する課題も多いので、PowerPointでの資料作成のスキルは重要です。

BOCでは、それほどパソコンに慣れていない同期も多いため、パソコンを上手に使えるとそれだけで差がつきます。

無茶ぶりに対応できる?

「この資料を明日までに作って」
「もう少しで始まる会議までにこの資料を修正してほしい」
「すぐに最新の情報を反映させろ」
「(会議中に)いますぐ修正して」

この程度の無茶ぶりならいくらでもあります。

そんな時に修正にとまどっていたり、打ち込むのが遅かったりするとあまりカッコよくありません。

逆に素早く修正や作成ができると、評価もあがります。

ピンチをチャンスに変えましょう!笑

私がパソコンスキル向上のためにやったこと

私は幹部候補生学校を卒業したばかりの頃は、まったくパソコンを上手く使えませんでした。

パソコンなんて大学のレポート作成で使っていた程度です。

そんな程度で初めて訓練の大綱(PowerPoint)、命令の作成(WordとExcel)をした時はかなり時間がかかりました。

文章の行頭はズレてるし、Excelはキレイに印刷できないしで散々でしたね。笑

その時に「パソコンスキルを高めないとヤバいな」と感じ、勉強と練習をはじめました!
パソコンもすぐに購入しました。笑

ブライドタッチを習得した!

パソコンを購入して以来、毎日ブラインドタッチの練習をしていました。毎日10~15分程度です。

私は下のサイトで練習していました。
インターネットでタイピング練習 イータイピング

練習を始めて2週間程度でだいぶ様になり、1ヶ月後くらいには出来るようになりました。

A~Bランクを出せるようになったので、その後は実務で使えばいいと思い練習は止めました。

ショートカットキーを覚えた!(パソコン仕事術)

本屋に行くとWindowsやMicrosoft Officeのショートカットキーに関する書籍がたくさん売っています。

その中にはかなり役に立つ裏技を紹介してくれてい書籍もあります。

今となっては当たり前に使えるコマンドも当時の私にとっては知らないことばかりでした。

実際に私が使用した本を紹介しておきます。

この2冊は非常に参考になりました!

この2冊の内容を消化すれば、パソコン作業は劇的に変わると思います。

Word、Excel、PowerPointの基本操作を覚えた!

よく使用するMicrosoft Office については一通り学習しました。

3つを一緒に解説してくれている書籍が多数でているので、その中から好きなものを選べばよいと思います。

ちなみにこの3つの使用頻度は、PowerPoint > Word > Excelくらいの順番でした。

自衛隊で作成する資料はやや特殊

自衛隊で作成する資料はやや特殊です。というもの、PowerPointで作戦会議の資料を作る際には部隊符号や陣地、障害も図形を組み合わせて作成する必要があります。

当たり前ですが、民間の書籍で「こうやってPowerPointを使えば見やすい作戦図が書けます」と解説している書籍は存在しないので自分なりに工夫してみる必要があります。

いろいろな幹部が作成した資料を参考にして、「これは見やすい!」と感じたデータをコピーして研究してみるのも有効です。

私も最初はいろいろな幹部の人の書き方を真似して作成していました!

全てに共通するデザインを学んだ!

見やすい資料には一定のルールが存在しています。

これを知っているか知らないかで作成する資料にはだいぶ差がでてきます。

そしてこれは自衛隊では誰も教えてくれないので、自分で勉強をするしかありません。

私も何冊か購入して参考にしましたが、特に役に立った2冊はこちらですね!

この2冊の内容を消化して、資料作成に反映できれば非常にクオリティの高いものが作れるはずです。

最後に

部隊に配置された初級幹部がぶつかる意外な壁はパソコンスキルだったりします。

幹部自衛官でいる限りパソコンは絶対に使用します。

初級幹部のうちに一定のスキルを身につけることが出来れば、そのスキルは一生自分を助けてくれます。

最後に幹部自衛官時代に私が考えていたポリシーを紹介します。笑

たかが資料、されど資料、でも資料
            -- なしざわ --

たかが資料、されど資料です。
資料1つで上司へのインプットが変わってしまうことがありますし、その人の評価にも影響を与えるものです。

でも資料です。
必要以上のクオリティの追求をすることはありません。全ての資料を全力で作成していたら時間がいくらあっても足りません。「どの程度のクオリティのが必要か」しっかりと見極めて作成していました。

読んで頂きありがとうございました。

参考になればうれしいです。

コメント

タイトルとURLをコピーしました